各学院（研究院）:

为切实做好2023届毕业研究生档案材料归档和交寄工作，现将有关事项通知如下：

一、毕业研究生档案整理

1.全日制毕业研究生个人档案材料

各学院（研究院）根据归档目录（详见附件1）对毕业研究生个人档案材料进行整理，整理完毕后装入档案袋密封盖章，按学号顺序排列并提供清单，于2023年4月10日前移交档案馆（行政楼裙楼109，联系电话：88021）；延期毕业研究生的个人档案，待其毕（结）业后，及时整理并移交档案馆。

2.档案馆存档材料（含非全日制毕业研究生）

各学院（研究院）根据归档目录（详见附件1）将学校档案馆留存的材料收齐整理后，由兼职档案员在本部门归档时间内移交档案馆（行政楼裙楼111，联系电话：88022）。

二、全日制毕业研究生档案转递

1.毕业生档案由档案馆通过邮局EMS统一寄递。根据EMS寄递要求，毕业生档案寄递必须提供以下四项信息：档案接收单位名称、档案接收单位具体地址、档案接收人（部门）、档案接收人（部门）联系电话，如上述信息不齐全将无法投递。EMS一般按址投递，为确保安全及时地将学生档案投递到用人单位，各学院（研究院）务必准确提供毕业生档案寄递信息，因寄递信息错误造成档案遗失等后果由学院（研究院）负责。

2.毕业生档案每周三集中寄递一次，如各学院（研究院）有档案寄递需求，请于每周一下班前将本次档案转递信息表（详见附件2）纸质稿（加盖公章，多页时加盖齐缝章）提交到档案馆，同时将档案转递信息表电子稿发送至档案馆邮箱（594455629@qq.com）。

3. 暑期档案寄送时间根据值班安排另行通知。

4.特别提醒：

①档案接收单位必须为具备档案存放资质的单位，一般为人才市场、机关单位，大型国企等，个人及私企原则上无法接收档案。

②毕业生档案材料必须完整齐全才能转递，材料不齐全的，可能导致档案接收单位退档。

③每一批次档案由全校统一寄递，档案馆将在每一批次截止时间后10天内将档案寄出，请务必在相应批次截止时间前提交相关材料，以免造成毕业生因到档不及时而影响就业或升学等不良后果。

④每一批次档案寄出后档案馆会将快递单号反馈给各学院（研究院），请各学院（研究院）务必及时通知学生尽快查询物流信息和到档情况。

附件 1.2023届毕业研究生归档材料目录

   2.档案转递信息表

党委研工部、档案馆

2023年3月20日